Dużo się dzieje
Dział części zamiennych
Każda maszyna jest tak dobra, jak jej serwis. Dotyczy to również maszyn uprawowych oraz siewników i opryskiwaczy firmy HORSCH. Dobry serwis funkcjonuje tylko wtedy, gdy dostępne są części zamienne. W HORSCHU za ich dostępność odpowiedzialny jest zespół „Części Zamienne” funkcjonujący w ramach działu „Części Zamienne & Serwis”.
Liderem zespołu jest Fabian Roth, którego spotkaliśmy w Sitzenhofie. Pracuje on w HORSCHU od sierpnia ubiegłego roku. Wcześniej był zatrudniony w banku w dziale „Trade Finance” (finansowanie handlu).
terraHORSCH:Panie Roth, jak się Pan czuje w nowej roli?
Fabian Roth: Początek pracy w HORSCHU nie był wcale dla mnie zbyt trudny. Zostałem bardzo dobrze przyjęty. Mój pierwszy dzień pracy przypadł na 1. sierpnia. Była to już połowa sezonu, dzięki czemu wiedziałem, z czym przyjdzie mi się zmierzyć, tj. jak złożona i interesująca będzie moja praca. Moje przeczucia potwierdziły się w ciągu ostatnich dziesięciu miesięcy.
terraHORSCH: Co należy do zadań Pana zespołu?
Fabian Roth: Nasze zadania obejmują konsultacje telefoniczne, obsługę dealerów i klientów, przyjmowanie zamówień i ich realizację, eksport, fakturowanie, organizację transportu, śledzenie brakujących części, zarządzanie reklamacjami, planowanie części zamiennych i kalkulacje cen oraz szkolenia.
Nasza codzienność w dużej mierze polega na realizacji zamówień. Na dzisiaj wiele procesów wykonujemy manualnie. Naszym głównym celem jest dalszy rozwój systemu części zamiennych i dostosowanie się do zmieniających się wymagań. W HORSCHU przynależymy do działu „Części Zamienne & Serwis” z siedzibą w Sitzenhofie. Nasz zespół składa się z dziesięciu osób.
To właściwa kombinacja młodych pracowników, których częściowo sami wyszkoliliśmy, a następnie zatrudniliśmy na oraz bardzo doświadczonych, długoletnich pracowników.
terraHORSCH: To bardzo szerokie spektrum! Czy istnieje wśród nich pewien podział zadań?
Fabian Roth: W październiku ubiegłego roku wprowadziliśmy nową strukturę i odpowiednio zreorganizowaliśmy zadania. Zasadniczo postrzegamy nasze zadania holistycznie, co oznacza, że na przykład wszyscy członkowie naszego teamu odbierają telefony. Każdy w zespole ma przydzielone konkretne kraje z wyjątkiem Niemiec – w tym przypadku nie ma przyporządkowanej konkretnej osoby.
Przyczyna tego, że niemiecki rynek nie ma konkretnego opiekuna, wynika z wielkości rynku oraz mnogości zapytań telefonicznych. Z zagranicy zwykle przychodzą zamówienia zbiorcze. Dzięki temu cło lub transport są łatwiejsze dla obu stron do koordynacji. Oprócz tej pracy istnieją pewne zagadnienia, takie jak cło lub planowanie części zamiennych, do wykonania których mamy specjalistów. Dzięki temu możemy działać elastycznie również w przyszłości.
terraHORSCH:Która pora roku jest dla was roboczo najbardziej intensywna?
Fabian Roth: Ze względu na to, że wysyłamy części zamienne do maszyn uprawowych, siewników oraz opryskiwaczy, sezon w naszym przypadku trwa przez cały rok. Istnieją jednak szczyty w liczbie zamówień przypadające na sezon zimowy, tj. od listopada do marca oraz letni, tj. od sierpnia do października. Dotyczy to nie tylko nas, ale także wszystkich innych działów, począwszy od działu zakupów po wysyłkę.
W czasie tegorocznej akcji zimowych zamówień wystąpiły opóźnienia w dziale wysyłki towarów. Wykorzystując szansę, jaką stwarza nam ta publikacja, chcielibyśmy jeszcze raz na łamach terraHORSCH przeprosić za zaistniałą sytuację. To pokazało nam jednak, że kroki podjęte przez HORSCHA w celu budowy fabryki leśnej i związaną z tym ekspansją logistyki są prawidłowe i konieczne. Ponadto planujemy lepsze rozłożenie wykorzystania mocy produkcyjnych – czy to poprzez zmianę zamówień w sezonie zimowym, czy też poprzez specjalne promocje. Aczkolwiek na razie nie chcemy zbyt wiele ujawniać.
terraHORSCH: Przed jakimi największymi wyzwaniami staje Pan w sektorze części zamiennych?
Fabian Roth: Oczywiście największe wyzwanie stanowi dostępność części i szybka logistyka. Posiadanie odpowiedniej części w magazynie, przy ciągle rosnącym asortymencie, zawsze stanowi spore wyzwanie. Oprócz naszego głównego magazynu znajdującego się tutaj w Sitzhofie mamy jeszcze odpowiednie magazyny we Francji, Anglii, na Ukrainie, w Rosji, Chinach, USA i w Brazylii. Niemniej jednak musimy ciągle doskonalić dostępność oraz tani i szybki transport.
terraHORSCH: Wspomniałeś o procesach manualnych: czy nadal jest ich wiele, czy też niektóre są już przetwarzane cyfrowo?
Fabian Roth: W ostatnich miesiącach wraz z naszymi menedżerami procesów i IT obraliśmy już kurs na przetwarzanie cyfrowe. W sposób typowy dla HORSCHA pokonujemy naszą drogę wieloma małymi krokami. Myślę, że kamień milowy w dziedzinie digitalizacji postawili pod koniec ubiegłego roku nasi koledzy z serwisu, tworząc portal serwisowy dla dealerów. W naszym zespole mamy do czynienia z dalszym wzrostem ilości zamówień. Niektóre z nich nadal przychodzą do nas w postaci faksów. Oczywiście wynika to również z naszych systemów. Faks jest już nieaktualny, nieefektywny i stanowi źródło wielu błędów powstałych przy przepisywaniu zamówień do naszego systemu zarządzania towarami. W przyszłości będziemy potrzebować nowych rozwiązań. Naszym życzeniem/pragnieniem byłoby bezpośrednie połączenie z systemami zarządzania towarami naszego dealera. Rozmowy z naszymi dealerami pokazują, że pożądana jest prosta obsługa z „jednego systemu”. W zamian otrzymywalibyśmy dane przesyłane bezpośrednio do naszych systemów. Eliminuje to czasochłonne „wstukiwanie” ręczne wszystkich danych, a faks nie jest już wówczas potrzebny.