Strategické plánování – flexibilní realizace
Díky nové organizační struktuře a přestěhování do nové administrativní budovy může nákupní oddělení společnosti HORSCH pracovat ještě pružněji a flexibilněji. To je v podmínkách pandemie a při s tím souvisejícím růstu cen na trhu obzvláště důležité. Dr. Johann Neidl, vedoucí oddělení nákupu a digitalizace, to vysvětluje podrobněji.
terraHORSCH: Co stěhování způsobilo? Jak teď vypadá práce v oddělení nákupu HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Stěhování se ukázalo jako přínosné. Díky novému prostředí je možná ještě užší spolupráce mezi různými nákupními týmy – operativním nákupem, projektovým nákupem atd. Náš způsob práce byl už tak velmi pružný a flexibilní a díky prostorovému konceptu a změnám pracovních postupů jsme ho dokázali ještě vylepšit. Všichni teď sedíme na jedné úrovni. Krátké cesty, optimální tok informací a komunikace podporují rychlé reakce a přizpůsobení se změnám na trhu.
V případě potřeby mohou projektoví nákupčí dočasně sedět i ve vývojovém oddělení. V období, kdy se přijímají důležitá rozhodnutí pro specifický produkt, je tak zajištěno úzké propojení technického aspektu s nákupem. A díky tomuto koncentrovanému propojení know-how je zaručeno, že se všechny důležité produktové informace sejdou ve správnou dobu. Střídavá pracoviště mají pozitivní dopad na mezioborovou výměnu informací, pružnost a flexibilitu. Cesty jsou krátké, důležité informace jsou dostupné za kratší dobu a hledání řešení je rychlejší.
Cílem stěhování ze staré budovy do nové byl také rychlejší a lepší tok informací mezi kolegy. Tomu odpovídají i nové prostory. Nachází se v nich komunikační zóna, kde se můžeme scházet a vyměňovat si informace. To byla také základní myšlenka tohoto prostorového konceptu: vytvořit něco nového, kde se budou lidé potkávat, kde budou vznikat nápady a koncepty a hledat řešení. Při tomto způsobu práce vznikají nové kreativní přístupy, které jsou pro neustálé zvyšování efektivity a výkonnosti nezbytně nutné.
terraHORSCH: To je zajímavý přístup, podporovat v nákupním oddělení kreativitu, snažit se hledat jiné cesty.
Dr. Johann Neidl: Opakující se manuální, ne zrovna kreativní činnosti, např. objednávání součástí, které by se podle definovaných pravidel mohly objednávat automaticky, nebo strukturované analýzy tisíců součástek – to mohou a v budoucnu i mají ve větší míře přebírat inteligentní systémy, resp. algoritmy. Znamená to, že v jednotlivých nákupních týmech chceme dosáhnout vyššího stupně automatizace. Zaměstnanci tak budou mít více času na jiné prospěšné činnosti, např. úzkou spolupráci a výměnu informací se subdodavateli a partnery. Myslím, že zhruba 30 % činností disponenta se dá s pomocí systémů umělé inteligence a na základě určitých pravidel zvládnout automatizovaně. Naším cílem přitom není rušit pracovní místa, ale přesunout úkoly a ulehčit nám tak práci. Má být možné vytvořit rovnováhu mezi tím, co dokáže umělá inteligence, a činnostmi přispívajícími k tvorbě hodnot, tzn. nápady a podněty, vztahy s dodavateli, mezilidskými vztahy – vším tím, co právě umělá inteligence neumí.
terraHORSCH: Jaká zlepšení přinesla nová organizační struktura ve firmě pro nákupní oddělení?
Dr. Johann Neidl: Dobré propojení ve firmě je velmi důležité. Zaměstnanci musí zavčas a úzce spolupracovat s těmi správnými lidmi a vyměňovat si s nimi informace, aby v případě potřeby dokázali rychle reagovat na změny. I zde jsou cesty kratší a my můžeme pracovat pružněji, protože hierarchie je plošší nebo úplně odpadá. Nová síťová struktura a přestěhování do nové budovy ukázaly s definitivní platností, jaký vliv hraje dobrá spolupráce. Velmi podstatný je přitom jeden bod: Je nejen důležité změnit strukturu, ale rovněž dát zaměstnancům možnost, tohoto nového prostředí využívat, pracovat v něm. To je pro mě mnohem významnější aspekt!
terraHORSCH: Jak vypadá celosvětová organizace nákupu ve společnosti HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Naše motto zní: centrálně zasahovat jen tak, jak je to nutné, a jen tak málo, jak je to možné. Je třeba zajistit flexibilitu na místě a rychlost. Navzdory tomu se samozřejmě snažíme, abychom dodavatele s globálním zastoupením vyžívali rovněž globálně. Například pokud máme dodavatele hydraulických součástí, který je zastoupen na globálním trhu, pak vydáme také doporučení odebírat relevantní součásti u něj. S takovými metodami a nástroji, jako jsou například systémy SAP, chceme vytvořit globální prostředí, kde budou všichni pracovat se stejným standardem a nebude docházet k narušení toku informací a rozhraní. Mimoto se snažíme standardizaci na úrovni součásti prosazovat globálně. Můžeme si tak vzájemně pomáhat, pokud má dodavatel problémy s dodávkami. Zaměřujeme se přitom především na komplexnější a nákladově náročnější součásti, např. válce, hydrauliku a elektroniku. Zde dbáme na to, abychom dosažený stupeň standardizace byl co nejvyšší. To samozřejmě pomáhá snáze zajistit bezpečné zásobování a servis náhradních dílů.
terraHORSCH: Jaký dopad má aktuální situace s dodávkami a cenami na nákup ve společnosti HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Také v HORSCH pociťujeme extrémní růst cen, nedostatek materiálu a zpoždění v dodavatelském řetězci. Ceny jsou na vysoké úrovni a zásobování, především v oblasti elektroniky, je stále kritičtější. Abychom mohli vůbec pokračovat s výrobou, musíme komponenty částečně dokupovat přes zprostředkovatele, což znamená desetinásobnou až třicetinásobnou cenu oproti té standardní.
Výroba už asi dva roky jede na plné obrátky. Kvůli koronavirové situaci a problémům se zásobováním ji v běhu drží jen mimořádné finanční a osobní nasazení. Kde jiné firmy už částečně odstavily výrobní linky nebo převedly zaměstnance na zkrácený úvazek, my jsme stále pokračovali. K tomu velkou měrou přispělo i nákupní oddělení, a to dobrou, sladěnou spoluprací v rámci firmy, jakož i spoluprací se subdodavateli tak, aby dodávky materiálu byly zaručeny nejen krátkodobě, ale také střednědobě až dlouhodobě. Významně nám přitom pomáhají dobré partnerské vztahy s dodavateli.
terraHORSCH: Jak vypadá tato partnerská spolupráce?
Dr. Johann Neidl: Nanejvýš důležitá je férová spolupráce. Aktuální obtížnou dobu totiž musíme zvládnout společně. Proto má pro nás mimořádný význam dlouhodobé partnerství. Naším cílem je také zapojovat včas a obsáhle naše dodavatele a předávat jim potřebné informace, např. předpokládaná množství, aby mohli správně plánovat a provádět potřebné úpravy struktury a procesů. K této úzké výměně informací patří také strategická orientace – tedy kam dlouhodobě směřujeme. Důležitá přitom je otevřená zpětná vazba, co od nás dodavatel očekává. Seriózní zpětná vazba a kritika – tak se můžeme stále zlepšovat.