Стратегически планировать – гибко внедрять
После реорганизации и переезда в новый офис отдел закупок HORSCH стал работать еще быстрее и гибче. Это особенно актуально в связи с возникшими после пандемии COVID-19 проблемами с поставщиками. Д-р Йозеф Найдль, руководитель отдела Purchasing and Digitalization делится с нашими читателями своим видением ситуации.
terraHORSCH: Как переезд повлиял на Вашу работу? Что нового появилось в повседневной работе отдела закупок HORSCH?
Д-р Йозеф Найдль: Есть много положительных моментов. Переезд позволил теснее наладить совместную работу внутри подразделений нашего отдела – оперативными закупками, проектными, пробными и т.д. Мы и раньше были максимально гибкими в рамках наших компетенций, после реорганизации этот процесс встал на совершенно новые рельсы. Внутри отдела нет строгих вертикальных иерархий, пути принятия решений у нас максимально коротки, мы – за простой и быстрый порядок согласований. Такой подход позволяет нам в итоге быстро анализировать ситуацию и принимать нужные решения, исходя из актуальной динамики на рынке.
Мы не делим работу на «свою» и «чужую». Если нужно и позволяет время, руководители проектов могут, например, помочь коллегам из группы закупок для конструкторского отдела – или наоборот. Это позволяет вовлечь всех коллег в тесную совместную работу с полным осознанием причастности к одному большому общему делу.
Гибкие рабочие места способствуют ускорению принятия оперативных решений, что в сложившихся условиях крайне важно. Быстрый трансфер и анализ информации позволяет всегда держать руку на пульсе событий и адекватно реагировать на изменение условий.
Это, кстати, было одной из целей переезда в новый офис. Соответственно выглядит и обстановка в помещении: в центре находится открытое коммуникационное пространство, где коллеги в любое время и в любом количестве могут собраться вместе, чтобы что-то обсудить, поделиться идеями, предложить нестандартные решения и пр.
terraHORSCH: Очень интересная мысль о нестандартных решениях для отдела закупок…. У обычного человека Ваша работа больше отождествляется с консервативным рутинным подходом.
Д-р Йозеф Найдль: Я объясню. Повторяющиеся процессы, не требующие творчества, например, заказ серийных компонентов или структурный анализ заказов уже сегодня – а в будущем в еще большей мере – будут выполнять искусственные интеллигентные системы и алгоритмы. Это означает, что уже сейчас их нужно внедрять – что мы и делаем, собственно говоря. Это снимает рутинную нагрузку с сотрудников, позволяя им сосредоточиться на выполнении нестандартных творческих задач. Сюда относится, например, коммуникация с поставщиками и партнерами. Здесь никакая, даже самая умная машина, не заменит человека. Но я убежден, что искусственный интеллект уже сегодня в состоянии выполнять где-то 30% рутинных процессов.
При этом нашей целью не является сокращение «живых» рабочих мест, а скорее их переформатирование с тем, чтобы баланс между возможностями искусственного интеллекта и человеческим творческим потенциалом стремился к равновесному состоянию.
terraHORSCH: Сказалась ли реорганизация структуры управления предприятия на качестве работы Вашего отдела?
Д-р Йозеф Найдль: Да. Сплоченность и слаженность в коллективе очень важны. Сотрудники должны в самом начале своей карьеры учиться взаимодействовать друг с другом, четко понимать компетенции друг друга и самостоятельно быстро находить визави для решения возникших вопросов. Горизонтальная структура управления способствует усилению этих процессов. Предприятие становится более гибким. Новая структура управления в сочетании с условиями в нашем новом офисе безусловно с самой лучшей стороны повлияли на работу нашего отдела. Я в этой связи хочу подчеркнуть один важный момент: любые внешние изменения всегда останутся лишь полумерой, если за ними не последуют внутренние. В нашем случае это предполагает готовность и умение сотрудников самостоятельно инициативно и проактивно действовать, брать на себя риск принятия решений, не бояться нового и нестандартного….
terraHORSCH: Как выглядит международная система закупок HORSCH?
Д-р Йозеф Найдль: Наш девиз гласит: «Давать общих инструкций так много, сколько необходимо, но так мало, как возможно». Локальная свобода и гибкость в принятии оперативных решений крайне важна. В то же время работа с глобальными концернами, например, это производители гидравлических или электронных комплектующих, требует особой слаженности. На практике это выглядит так: мы заключаем общий договор на общий объем, а наши локальные подразделения приоритетно налаживают совместную работу с региональными производствами и представительствами поставщика. Это очень важно в т. ч. и сточки зрения снижения издержек на транспорт и логистику.
Для методов и инструментов управления, например, SAP, нам нужен – понятно – общий подход, чтобы объединить все наши подразделения по миру в единую сеть. То же относится и к стандартизации применяемых комплектующих. Это позволит, в частности, внутрикорпоративную передислокацию имеющихся запасов, в случае их дефицита или срывов поставок. В первую очередь это относится к сложным дорогим гидравлическим и электронным компонентам.
terraHORSCH: Как влияет актуальная ситуация со сроками поставок и динамикой цен на товары на работу отдела закупок?
Д-р Йозеф Найдль: HORSCH, как и все другие производители, вынужден действовать и работать в новых условиях. Цены на материалы выросли значительно, на некоторые позиции в разы! Сроки поставок затягиваются, учащаются сбои, а то и срывы по договорным обязательствам. Особенно это касается электронных компонентов. Были случаи, когда мы были вынуждены платить в 10-30 раз (!) больше, чтобы вообще получить нужные детали и не сорвать наши обязательства перед партнерами и клиентами.
Но, несмотря на все наше, наше производство значительно расширилось за последние два года. В условиях пандемии и обострения геополитической ситуации в мире это потребовало, конечно же, значительных как финансовых, так и человеческих усилий. У нас очень сильный и сплоченный коллектив!
В то время, когда на других заводах останавливались конвейеры или увольнялись сотрудники, мы продолжали наращивать темпы производства. Отдел закупок сыграл в этом процессе далеко не последнюю роль. Здесь я имею ввиду, как внутрикорпоративную интеграцию, так и налаживание долгосрочных партнерских отношений с поставщиками. Стратегически это очень важно!
terraHORSCH: Что представляет собой такое партнерство?
Д-р Йозеф Найдль: Во-первых, это предполагает честность и открытость в общении друг с другом. В том числе, и при решении сложных проблем. В частности, мы стараемся вовлечь наших поставщиков в суть общепроизводственных процессов, чтобы они могли в случае надобности без ущерба для себя и с пользой для нас вовремя корректировать свои действия. Также важно и стратегическое мышление – наши поставщики должны понимать, куда мы развиваемся, чтобы соответственно развивать свое предложение. Честная обратная реакция тоже очень важна – это помогает становиться лучше!