Стратегічне планування — гнучке впровадження
Після реорганізації, переїхавши до нового офісу, відділ закупівель HORSCH став працювати ще швидше та гнучкіше. Це особливо актуально з огляду на проблеми з постачальниками, що виникли внаслідок пандемії COVID-19. Д-р Йоганн Найдль, керівник відділу закупок і діджиталізації (Purchasing and Digitalization), розповість детальніше.
terraHORSCH: Як переїзд вплинув на Вашу роботу? Що з’явилося нового у повсякденній роботі відділу закупівель HORSCH?
Д-р Йоганн Найдль: Існує багато позитивних моментів. Переїзд дав змогу налагодити тіснішу співпрацю між підрозділами нашого відділу: оперативних закупівель, проектним тощо. Ми й раніше були дуже гнучкі в межах наших компетенцій. Після реорганізації цей процес став ще кращим. Усередині відділу немає вертикальної ієрархії, шлях ухвалення рішень максимально короткий. Ми прибічники простого і швидкого порядку узгоджень. Завдяки такому підходу маємо змогу швидко аналізувати ситуацію та ухвалювати потрібні рішення зважаючи на актуальну динаміку на ринку.
Роботу не ділимо на «свою» і «чужу». Коли необхідно і є час, керівники проєктів допомагають колегам із групи закупівель для конструкторського відділу або навпаки. Це дає всім колегам змогу тісно співпрацювати, а також надає усвідомлення своєї залученості в одну велику спільну справу. Зручні робочі місця сприяють швидкому і гнучкому ухваленню рішень, що вкрай важливо у нинішній ситуації. Завдяки швидкому трансферу та аналізу інформації працівники завжди в курсі справ та спроможні адекватно реагувати на зміну обставин.
Це, до речі, також було метою, з-поміж інших, переїзду до нового офісу. Відповідний вигляд мають і нові приміщення. У центрі облаштований відкритий комунікаційний простір. Тут колеги будь-коли можуть зібратися разом, аби щось обговорити, поділитися новими ідеями, запропонувати нестандартні рішення тощо.
terraHORSCH: Цікавий підхід із нестандартними рішеннями для відділу закупівель: стимулювати творчість, торувати нові шляхи.
Д-р Йоганн Найдль: Я поясню. Є процеси, що повторюються і не потребують творчості, наприклад, замовлення серійних компонентів або структурний аналіз замовлень. Їх вже сьогодні — а тим паче в майбутньому — мають виконувати системи зі штучним інтелектом та алгоритмами. Тобто ми прагнемо досягти більшої автоматизації в окремих групах закупівель. Це звільнить час співробітників для виконання нестандартних творчих завдань. До них належить, наприклад, комунікація із постачальниками та партнерами — тут жодна машина не здатна замінити людину. Але я думаю, що штучний інтелект наразі здатен виконувати приблизно 30% рутинних завдань. При цьому ми не маємо на меті скоротити робочі місця, радше — переформатувати завдання. Щоб полегшити роботу, знайти баланс між можливостями штучного інтелекту й творчим потенціалом людини.
terraHORSCH: Чи позначилася реорганізація структури управління компанією на якості Вашого відділу?
Д-р Йоганн Найдль: Так. Згуртованість і злагодженість у колективі дуже важливі. Співробітники мають вже на початку кар’єри вчитися взаємодіяти один з одним, чітко розуміти компетенції один одного, щоб за потреби швидко реагувати на ту чи ту ситуацію. Горизонтальна структура управління сприяє цим процесам. Компанія стала більш гнучкою. Нова структура управління у поєднанні з умовами роботи в нашому новому офісі, безумовно, якнайкраще вплинули на роботу нашого відділу. Тут я хочу дещо підкреслити: важливо не лише запровадити зовнішні зміни, а й стимулювати працівників працювати за нових умов. На мій погляд, це значно важливіший аспект!
terraHORSCH: Що таке міжнародна система закупівель HORSCH?
Д-р Йоганн Найдль: Наш девіз — давати так багато загальних інструкцій, скільки треба, і так мало, наскільки можливо. Локальна свобода і гнучкість ухвалення оперативних рішень надзвичайно важливі. Водночас робота із глобальними концернами, наприклад, виробниками гідравлічних або електронних комплектувальних елементів, потребує особливої злагодженості. На практиці це має такий вигляд: ми укладаємо загальний договір на певний обсяг, а наші локальні підрозділи налагоджують співпрацю з регіональними виробниками та їх представниками. Так зменшуються витрати на логістику і сервісне обслуговування. Ми прагнемо всі наші підрозділи по всьому світу об’єднати в єдину мережу, щоб мати загальний підхід до методів та інструментів управління, наприклад систем SAP. Те саме стосується стандартизації комплектування. Це дасть змогу в межах компанії передислокувати наявні запаси на випадок їх дефіциту або зриву поставок. Насамперед, це стосується складних дорогих гідравлічних та електронних компонентів.
terraHORSCH: Як нинішня ситуація зі строками поставок і динамікою цін на товари впливає на роботу відділу закупівель?
Д-р Йоганн Найдль: HORSCH, як і решта виробників, змушений працювати у нових умовах. Ціни на матеріали істотно зросли, на деякі позиції — у рази! Строки поставок подовжуються, почастішали випадки збоїв, а то й зривів договірних зобов’язань. Особливо щодо електроніки. Траплялося, що ми були змушені платити у 10–30 разів більше, щоб отримати потрібні деталі й не зірвати наші зобов’язання перед партнерами та клієнтами.
Та попри все за останніх два роки наше виробництво значно зросло. В умовах пандемії та загострення геополітичної ситуації в світі це потребувало значних фінансових та людських ресурсів. У той час коли на інших заводах зупиняли конвеєри та відправляли працівників у неоплачувані відпустки, ми нарощували темпи виробництва. Відділ закупівель відіграв у цьому процесі далеко не останню роль. Я маю на увазі як внутрішньокорпоративну співпрацю, так і налагодження довгострокових партнерських відносин із постачальниками. Стратегічно це дуже важливо!
terraHORSCH: Які форми має таке партнерство?
Д-р Йоганн Найдль: На першому місці — чесність і відкритість у спілкуванні один з одним. Зокрема, під час розв’язання складних проблем. Ми прагнемо заглибити наших постачальників у суть загальновиробничих процесів, аби за потреби вони могли вчасно коригувати свої дії без шкоди для себе і з користю для нас. Важливе також і стратегічне мислення, тобто розуміння, у якому напрямі ми розвиваємся. Важливі й чесний зворотній зв’язок, і конструктивна критика з боку постачальників. Усе це допомагає стати кращими!