Strategické plánovanie – flexibilná realizácia
Vďaka novej organizačnej štruktúre a presťahovaniu do novej administratívnej budovy môže nákupné oddelenie spoločnosti HORSCH pracovať ešte pružnejšie a flexibilnejšie. To je v podmienkach pandémie a s tým súvisiacom rastom cien na trhu obzvlášť dôležité. Dr. Johann Neidl, vedúci oddelenia nákupu a digitalizácie, to vysvetľuje podrobnejšie.
terraHORSCH: Čo sťahovanie spôsobilo? Ako teraz vyzerá práca v oddelení nákupu HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Sťahovanie sa ukázalo ako prínosné. Vďaka novému prostrediu je možná ešte užšia spolupráca medzi rôznymi nákupnými tímami – operatívnym nákupom, projektovým nákupom atď. Náš spôsob práce bol už tak veľmi pružný a flexibilný a vďaka priestorovému konceptu a zmenám pracovných postupov sme ho dokázali ešte vylepšiť. Všetci teraz sedíme na jednej úrovni. Krátke cesty, optimálny tok informácií a komunikácia podporujú rýchle reakcie a prispôsobenie sa zmenám na trhu.
V prípade potreby môžu projektoví nákupcovia dočasne sedieť aj vo vývojovom oddelení. V období, keď sa prijímajú dôležité rozhodnutia pre špecifický produkt, je tak zaistené úzke prepojenie technického aspektu s nákupom. A vďaka tomuto koncentrovanému prepojeniu know-how je zaručené, že sa všetky dôležité produktové informácie zídu v správnom čase. Striedavé pracoviská majú pozitívny vplyv na medziodborovú výmenu informácií, pružnosť a flexibilitu. Cesty sú krátke, dôležité informácie sú dostupné za kratšiu dobu a hľadanie riešení je rýchlejšie.
Cieľom sťahovania zo starej budovy do novej bol tiež rýchlejší a lepší tok informácií medzi kolegami. Tomu zodpovedajú aj nové priestory. Nachádza sa v nich komunikačná zóna, kde sa môžeme schádzať a vymieňať si informácie. To bola tiež základná myšlienka tohto priestorového konceptu: vytvoriť niečo nové, kde sa budú ľudia stretávať, kde budú vznikať nápady a koncepty a hľadať riešenia. Pri tomto spôsobe práce vznikajú nové kreatívne prístupy, ktoré sú pre neustále zvyšovanie efektivity a výkonnosti nevyhnutné.
terraHORSCH: To je zaujímavý prístup, podporovať v nákupnom oddelení kreativitu, snažiť sa hľadať iné cesty.
Dr. Johann Neidl: Opakujúce sa manuálne, nie práve kreatívne činnosti, napr. objednávanie súčastí, ktoré by sa podľa definovaných pravidiel mohli objednávať automaticky, alebo štruktúrované analýzy tisícov súčiastok – to môžu a v budúcnosti aj majú vo väčšej miere preberať inteligentné systémy, resp. algoritmy. Znamená to, že v jednotlivých nákupných tímoch chceme dosiahnuť vyšší stupeň automatizácie. Zamestnanci tak budú mať viac času na iné prospešné činnosti, napr. úzku spoluprácu a výmenu informácií so subdodávateľmi a partnermi. Myslím si, že zhruba 30 % činností disponenta sa dá s pomocou systémov umelej inteligencie a na základe určitých pravidiel zvládnuť automatizovane. Naším cieľom pritom nie je rušiť pracovné miesta, ale presunúť úlohy a uľahčiť nám tak prácu. Má byť možné vytvoriť rovnováhu medzi tým, čo dokáže umelá inteligencia, a činnosťami prispievajúcimi k tvorbe hodnôt, tzn. nápady a podnety, vzťahy s dodávateľmi, medziľudskými vzťahmi – všetkým tým, čo práve umelá inteligencia nevie.
terraHORSCH: Aké zlepšenia priniesla nová organizačná štruktúra vo firme pre nákupné oddelenie?
Dr. Johann Neidl: Dobré prepojenie vo firme je veľmi dôležité. Zamestnanci musia zavčas a úzko spolupracovať s tými správnymi ľuďmi a vymieňať si s nimi informácie, aby v prípade potreby dokázali rýchlo reagovať na zmeny. Aj tu sú cesty kratšie a my môžeme pracovať pružnejšie, pretože hierarchia je plochejšia alebo úplne odpadá. Nová sieťová štruktúra a presťahovanie do novej budovy ukázali s definitívnou platnosťou, aký vplyv hrá dobrá spolupráca. Veľmi podstatný je pritom jeden bod: Je nielen dôležité zmeniť štruktúru, ale aj dať zamestnancom možnosť tohto nového prostredia využívať, pracovať v ňom. To je pre mňa oveľa významnejší aspekt!
terraHORSCH: Ako vyzerá celosvetová organizácia nákupu v spoločnosti HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Naše motto znie: centrálne zasahovať len tak, ako je to nutné, a len tak málo, ako je to možné. Je potrebné zaistiť flexibilitu na mieste a rýchlosť. Napriek tomu sa samozrejme snažíme, aby sme dodávateľov s globálnym zastúpením vyžívali aj globálne. Napríklad ak máme dodávateľa hydraulických súčastí, ktorý je zastúpený na globálnom trhu, potom vydáme aj odporúčanie odoberať relevantné súčasti u neho. S takými metódami a nástrojmi, ako sú napríklad systémy SAP, chceme vytvoriť globálne prostredie, kde budú všetci pracovať s rovnakým štandardom a nebude dochádzať k narušeniu toku informácií a rozhraní. Okrem toho sa snažíme štandardizáciu na úrovni súčasti presadzovať globálne. Môžeme si tak vzájomne pomáhať, pokiaľ má dodávateľ problémy s dodávkami. Zameriavame sa pritom predovšetkým na komplexnejšie a nákladovo náročnejšie súčasti, napr. valce, hydrauliku a elektroniku. Tu dbáme na to, aby dosiahnutý stupeň štandardizácie bol čo najvyšší. To samozrejme pomáha ľahšie zaistiť bezpečné zásobovanie a servis náhradných dielov.
terraHORSCH: Aký vplyv má aktuálna situácia s dodávkami a cenami na nákup v spoločnosti HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Aj v HORSCH pociťujeme extrémny rast cien, nedostatok materiálu a oneskorenie v dodávateľskom reťazci. Ceny sú na vysokej úrovni a zásobovanie, predovšetkým v oblasti elektroniky, je stále kritickejšie. Aby sme mohli vôbec pokračovať s výrobou, musíme komponenty čiastočne dokupovať cez sprostredkovateľa, čo znamená desaťnásobnú až tridsaťnásobnú cenu oproti tej štandardnej. Výroba už asi dva roky ide na plné obrátky. Kvôli koronavírusovej situácii a problémom so zásobovaním ju v behu drží len mimoriadne finančné a osobné nasadenie. Kde iné firmy už čiastočne odstavili výrobné linky alebo previedli zamestnancov na skrátený úväzok, my sme stále pokračovali. K tomu veľkou mierou prispelo aj nákupné oddelenie, a to dobrou, zladenou spoluprácou v rámci firmy, ako aj spoluprácou so subdodávateľmi tak, aby dodávky materiálu boli zaručené nielen krátkodobo, ale aj strednodobo až dlhodobo. Významne nám pritom pomáhajú dobré partnerské vzťahy s dodávateľmi.
terraHORSCH: Ako vyzerá táto partnerská spolupráca?
Dr. Johann Neidl: Nanajvýš dôležitá je férová spolupráca. Aktuálnu ťažkú dobu totiž musíme zvládnuť spoločne. Preto má pre nás mimoriadny význam dlhodobé partnerstvo. Našim cieľom je tiež zapájať včas a obsiahle našich dodávateľov a odovzdávať im potrebné informácie, napr. predpokladané množstvá, aby mohli správne plánovať a vykonávať potrebné úpravy štruktúry a procesov. K tejto úzkej výmene informácií patrí aj strategická orientácia – teda kam dlhodobo smerujeme. Dôležitá pritom je otvorená spätná väzba, čo od nás dodávateľ očakáva. Seriózna spätná väzba a kritika - tak sa môžeme stále zlepšovať.