Strateško planiranje – fleksibilna primjena
Sa novom organizacijskom strukturom i kancelarijama u novoj zgradi, HORSCH-ov odjel za nabavu može raditi još agilnije i fleksibilnije. Ovo je posebno od pomoći u uvjetima pandemije i povećanjem cijena na tržištu. Dr Johann Neidl, rukovoditelj odjela Purchasing and Digitalisation će ispričati nešto više o tome.
terraHORSCH: Šta je utjecalo na preseljenje? Kako sada izgleda rad u HORSCH-ovom odjelu za nabavu?
Dr Johann Neidl: Preseljenje je pozitivno utjecalo na nas. Kroz nove okolnosti je došlo do bolje povezanosti između različitih timova za nabavu. Način rada je i prije bio vrlo agilan i fleksibilan i sada je još i dodatno pojačan kroz koncept prostora i promjenu metoda rada. Svi su na istom nivou. Male udaljenosti, optimalan protok informacija i komunikacija podržavaju brzu koordinaciju i reakciju na promjene na tržištu.
Ukoliko je potrebno, oni koji rade nabavu za projekte privremeno rade u odjelu za razvoj. Na ovaj način osiguravamo blisku koordinaciju između tehnologije i nabave tokom perioda u kojem se donose odluke o specifičnim proizvodima i trendovima. Ovo koncentrirano grupiranje znanja osigurava da se sve neophodne informacije o proizvodu objedine u pravo vrijeme. Promjena radnog mjesta pozitivno utječe na interdisciplinarnu razmjenu, agilnost i fleksibilnost. Rastojanja su kratka, važne informacije i rješenja se mogu naći brže.
Cilj preseljenja iz stare u novu zgradu je bio da se ideje i informacije brže i bolje razmjenjuju. Shodno tome, uređene su nove kancelarije. Imamo zonu za komunikaciju u kojoj se sastajemo da razmjenimo informacije. To je i bila osnovna ideja iza koncepta kancelarija: da se napravi mjesto gdje ljudi mogu da se okupe, da kreiraju ideje i koncepte, da pronalaze rješenja. Ovakav način rada stvara nove kreativne pristupe koji su neophodni za kontinuirano povećanje efikasnosti i performansi.
terraHORSCH: Interesantan način da se poguraju kreativni pristupi u nabavci, da se krene drugačijim putem.
Dr Johann Neidl: Ponavljajuće manualne i nekreativne aktivnosti, npr.naručivanje komponenti, koje su klasificirane kao automatski naručive prema definiranim pravilima, ili strukturirane analize tisuću dijelova – takve radnje mogu i treba da sve više obavljaju i preuzimaju pametni sistemi ili algoritmi. To znači da želimo da postignemo veću automatizaciju u pojedinim timovima za nabavu. Ovo zaposlenima daje više vremena za druge poslove koji stvaraju vrijednost, kao što je bliska suradnja i razmjena informacija sa dobavljačima i partnerima. Mislim da se oko 30% aktivnosti može automatizirati korištenjem sistema umjetne inteligencije (UI) prema određenim pravilima. Naš cilj nije da ukidamo radna mjesta, već da delegiramo zadatke, kako bismo olakšali rad. Trebala bi postojati ravnoteža između onoga što UI (umjetna inteligencija) može učiniti i aktivnosti koje dodaju vrijednost, tj. ideja iza njih, odnosa sa dobavljačima, međuljudskog – svega što umjetna inteligencija jednostavno ne može učiniti.
terraHORSCH: Šta je u odjelu za nabavu poboljšala nova organizacijska struktura u firmi?
Dr Johann Neidl: Dobra povezanost u firmi je jako važna. Morate blisko surađivati sa pravim ljudima u ranoj fazi i razmjenjivati informacije kako biste, ako dođe do najgoreg, mogli na vrijeme reagirati na promjene. I ovdje su razdaljine kraće i možete agilnije raditi, jer je hijerarhija ravna ili više ne postoji. Nova mrežna struktura i preseljenje u novu zgradu su utjecali na suradnju. Jedna stvar je ovdje vrlo bitna: nije važno samo promijeniti strukturu, već i omogućiti zaposlenima da rade u novom okruženju. Za mene je to daleko važniji aspekt!
terraHORSCH: Kako izgleda globalna organizacija nabavke u HORSCH-u?
Dr Johann Neidl: Naš moto je da preciziramo centralno što je više potrebno, a što je manje moguće. Lokalna fleksibilnost i brzina su od posebne važnosti. Ipak, naravno, trudimo se da globalno koristimo dobavljače koji su globalno pozicionirani. Na primjer, ako imamo dobavljača hidraulike koji posluje globalno, onda također preporučujemo da se od njih lokalno naručuju relevantne komponente. Sa metodama i alatima, na primjer SAP sistemima želimo implementirati globalnu orijentaciju tako da svi rade po istom standardu i da ne postoje praznine u interfejsu i u informacijama. Štoviše, pokušavamo globalno promovirati standardizaciju na nivou komponenti. Na ovaj način možemo podržati jedni druge kada dobavljači imaju problema sa isporukom. Fokus je prvenstveno na složenijim i skupljim komponentama kao što su cilindri, hidraulika i elektronika. Osiguravamo maksimalnu standardizaciju. Ovo naravno olakšava sigurnost snabdjevanja, kao i nabavku rezervnih dijelova.
terraHORSCH: Kako se trenutna situacija sa dobavljačima i cijenama odrazila na nabavu u HORSCH-u?
Dr Johann Neidl: I HORSCH je osjetio ekstremni porast cijena, nestašice materijala i kašnjenja u lancu opskrbe. Cijene su i dalje visoke, posebno u području elektronike, opskrba postaje sve kritičnija. Ponekad moramo kupovati dodatne komponente preko posrednika koji koštaju 10 do 30 puta više od standardne cijene da bismo mogli nastaviti proizvodnju.
Proizvodnja teče punom parom oko dvije godine. Zbog situacije u vezi sa koronom i uskih grla u opskrbi, jako je financijski i osobno teško održati sve pod kontrolom. Tamo gdje su u drugim firmama stale proizvodne linije ili su zaposleni poslati na skraćeno radno vrijeme, mi smo ipak nastavili. I ovde je nabava dala veliki doprinos dobrom, koordiniranom internom suradnjom, ali i suradnjom sa dobavljačima, kako bi se osigurala nabava materijala ne samo kratkoročno, već i srednjoročno i dugoročno. Ovdje je od pomoći vrlo kooperativan odnos sa dobavljačima.
terraHORSCH: Kako izgleda suradnja sa partnerima?
Dr Johann Neidl: Fer suradnja je od posebnog značaja. Moramo zajedno prebroditi ovo teško vrijeme. Zato nam je dugoročno partnerstvo posebno važno. Naš cilj je također da sveobuhvatno i u ranoj fazi uključimo naše dobavljače i da im pružimo neophodne informacije, kao što su prognoze, kako bi mogli planirati u skladu sa tim i izvrše neophodna prilagođavanja strukture i procesa.
Ova bliska razmjena uključuje i stratešku orijentaciju – odnosno gdje se dugoročno razvijamo. Važna je otvorena povratna informacija koju dobavljač od nas očekuje. Povratne informacije i kritike na ravnoj nozi – tako se možemo uvijek poboljšati.