Strateško planiranje – fleksibilna primena
Sa novom organizacionom strukturom i kancelarijama u novoj zgradi, HORSCH-ovo odeljenje za nabavku može da radi još agilnije i fleksibilnije. Ovo je posebno od pomoći u uslovima pandemije i povećanjem cena na tržištu. Dr Johann Neidl, rukovodilac odeljenja Purchasing and Digitalisation će ispričati nešto više o tome.
terraHORSCH: Šta je uticalo na preseljenje? Kako sada izgleda rad u HORSCH-ovom odeljenju za nabavku?
Dr Johann Neidl: Preseljenje je pozitivno uticalo na nas. Kroz nove okolnosti je došlo do bolje povezanosti između različitih timova za nabavku. Način rada je i pre bio veoma agilan i fleksibilan i sada je još i dodatno ojačan kroz koncept prostora i promenu metoda rada. Svi su na istom nivou. Male udaljenosti, optimalan protok informacija i komunikacija podržavaju brzu koordinaciju i reakciju na promene na tržištu.
Ukoliko je potrebno, oni koji rade nabavku za projekte privremeno rade u odeljenju za razvoj. Na ovaj način obezbeđujemo blisku koordinaciju između tehnologije i nabavke tokom perioda u kom se donose odluke o specifičnim proizvodima i trendovima. Ovo koncentrisano grupisanje znanja obezbeđuje da se sve neophodne informacije o proizvodu objedine u pravo vreme. Promena radnog mesta pozitivno utiče na interdisciplinarnu razmenu, agilnost i fleksibilnost. Rastojanja su kratka, važne informacije i rešenja se mogu naći brže.
Cilj preseljenja iz stare u novu zgradu je bio da se ideje i informacije brže i bolje razmenjuju. Shodno tome, uređene su nove kancelarije. Imamo zonu za komunikaciju u kojoj se sastajemo da razmenimo informacije. To je i bila osnovna ideja iza koncepta kancelarija: da se napravi mesto gde ljudi mogu da se okupe, da kreiraju ideje i koncepte, da pronalaze rešenja. Ovakav način rada stvara nove kreativne pristupe koji su neophodni za kontinuirano povećanje efikasnosti i performansi.
terraHORSCH: Interesantan način da se poguraju kreativni pristupi u nabavci, da se krene drugačijim putem.
Dr Johann Neidl: Ponavljajuće manuelne i nekreativne aktivnosti, npr. poručivanje komponenti, koje su klasifikovane kao automatski naručive prema definisanim pravilima, ili strukturisane analize hiljada delova – takve radnje mogu i treba da sve više obavljaju i preuzimaju pametni sistemi ili algoritmi. To znači da želimo da postignemo veću automatizaciju u pojedinim timovima za nabavku. Ovo zaposlenima daje više vremena za druge poslove koji stvaraju vrednost, kao što je bliska saradnja i razmena informacija sa dobavljačima i partnerima. Mislim da se oko 30% aktivnosti može automatizovati korišćenjem sistema veštačke inteligencije (VI) prema određenim pravilima. Naš cilj nije da ukidamo radna mesta, već da delegiramo zadatke, kako bismo olakšali rad. Trebalo bi da postoji ravnoteža između onoga što VI (veštačka inteligencija) može da uradi i aktivnosti koje dodaju vrednost, tj. ideja iza njih, odnosa sa dobavljačima, međuljudskog – svega što veštačka inteligencija jednostavno ne može da uradi.
terraHORSCH: Šta je u odeljenju za nabavku poboljšala nova organizaciona struktura u firmi?
Dr Johann Neidl: Dobra povezanost u firmi je jako važna. Morate blisko sarađivati sa pravim ljudima u ranoj fazi i razmenjivati informacije kako biste, ako dođe do najgoreg, mogli na vreme da reagujete na promene. I ovde su razdaljine kraće i možete agilnije raditi, jer je hijerarhija ravna ili više ne postoji. Nova mrežna struktura i preseljenje u novu zgradu su uticali na saradnju. Jedna stvar je ovde veoma bitna: nije važno samo promeniti strukturu, već i omogućiti zaposlenima da rade u novom okruženju. Za mene je to daleko važniji aspekt!
terraHORSCH: Kako izgleda globalna organizacija nabavke u HORSCH-u?
Dr Johann Neidl: Naš moto je da preciziramo centralno što je više potrebno, a što je manje moguće. Lokalna fleksibilnost i brzina su od posebne važnosti. Ipak, naravno, trudimo se da globalno koristimo dobavljače koji su globalno pozicionirani. Na primer, ako imamo dobavljača hidraulike koji posluje globalno, onda takođe preporučujemo da se od njih lokalno poručuju relevantne komponente. Sa metodama i alatima, na primer SAP sistemima želimo da implementiramo globalnu orijentaciju tako da svi rade po istom standardu i da ne postoje praznine u interfejsu i u informacijama. Štaviše, pokušavamo da globalno promovišemo standardizaciju na nivou komponenti. Na ovaj način možemo da podržimo jedni druge kada dobavljači imaju problema sa isporukom. Fokus je prvenstveno na složenijim i skupljim komponentama kao što su cilindri, hidraulika i elektronika. Osiguravamo maksimalnu standardizaciju. Ovo naravno olakšava sigurnost snabdevanja, kao i nabavku rezervnih delova.
terraHORSCH: Kako se trenutna situacija sa dobavljačima i cenama odrazila na nabavku u HORSCH-u?
Dr Johann Neidl: I HORSCH je osetio ekstremni porast cena, nestašice materijala i kašnjenja u lancu snabdevanja. Cene su i dalje visoke, posebno u oblasti elektronike, snabdevanje postaje sve kritičnije. Ponekad moramo da kupujemo dodatne komponente preko posrednika koji koštaju 10 do 30 puta više od standardne cene da bismo uopšte mogli da nastavimo proizvodnju.
Proizvodnja teče punom parom oko dve godine. Zbog situacije u vezi sa koronom i uskih grla u snabdevanju, jako je finansijski i lično teško održati sve pod kontrolom. Tamo gde su u drugim firmama stale proizvodne linije ili su zaposleni poslati na skraćeno radno vreme, mi smo ipak nastavili. I ovde je nabavka dala veliki doprinos dobrom, koordinisanom internom saradnjom, ali i saradnjom sa dobavljačima, kako bi se obezbedila nabavka materijala ne samo kratkoročno, već i srednjoročno i dugoročno. Ovde je od pomoći veoma kooperativan odnos sa dobavljačima.
terraHORSCH: Kako izgleda saradnja sa partnerima?
Dr Johann Neidl: Fer saradnja je od posebnog značaja. Moramo zajedno da prebrodimo ovo teško vreme. Zato nam je dugoročno partnerstvo posebno važno. Naš cilj je takođe da sveobuhvatno i u ranoj fazi uključimo naše dobavljače i da im pružimo neophodne informacije, kao što su prognoze, kako bi mogli da planiraju u skladu sa tim i izvrše neophodna prilagođavanja strukture i procesa.
Ova bliska razmena uključuje i stratešku orijentaciju – odnosno gde se dugoročno razvijamo. Važna je otvorena povratna informacija koju dobavljač od nas očekuje. Povratne informacije i kritike na ravnoj nozi – tako možemo uvek da se poboljšamo.