Stratégiai tervezés – rugalmas bevezetés
Az új szervezeti felépítésnek és az új irodaházba költözésnek köszönhetően a HORSCH beszerzési osztálya most még agilisabban és rugalmasabban tud dolgozni. Ez különösen a világjárvány körülményei és az ebből eredő piaci áremelkedések miatt nagyon hasznos. Dr. Johann Neidl, a beszerzés és a digitalizáció vezetője mesél nekünk erről.
terraHORSCH: Mit hozott a költözés? Milyen most a munka a HORSCH beszerzési osztályán?
Dr. Johann Neidl: A költözésnek nagyon pozitív hatásai voltak. Az új környezetnek köszönhetően még szorosabb az együttműködés a különböző beszerzési csoportok – operatív beszerzés, projektbeszerzés stb. között. A munkamódszerünk már eddig is nagyon agilis és rugalmas volt, és ezt tovább erősítette a térbeli koncepció és a munkamódszerünk módosítása. Az egész csapat egy emeleten van. A rövid távolságok, az optimális információáramlás és kommunikáció támogatja a gyors koordinációt és a gyors reagálást a piaci változásokra.
Szükség esetén a projektbeszerzők ideiglenesen a K+F-hez költöznek. Így biztosítjuk, hogy a termékkel kapcsolatos kezdeti döntések időszakában szoros legyen a koordináció a mérnökök és a beszerzők között. A know-how e koncentrált kombinációja garantálja, hogy minden szükséges termékinformációt a megfelelő időben kezelünk. A változó munkahelyek pozitívan hatnak az interdiszciplináris cserére, az agilitásra és a rugalmasságra. A távolságok kicsik, a fontos információkhoz hamarabb jutunk hozzá, és a megoldások sokkal gyorsabban megtalálhatók.
A régi épületből az újba költözés célja az is volt, hogy az ötletek és az információk gyorsabban és jobban áramoljanak a kollégák között. A helyiségeket ennek megfelelően alakították ki. Van kommunikációs zóna, ahol találkozni lehet egy eszmecserére. A térkoncepció mögött is ez volt az elképzelés: valami újat létrehozni, ahol az emberek találkozhatnak, ahol az ötletek és koncepciók fejlődhetnek, és ahol megoldásokat lehet találni. Ez a munkamódszer új kreatív megközelítéseket hoz létre, amelyek szükségesek a hatékonyság és a teljesítmény folyamatos növeléséhez.
terraHORSCH: Érdekes megközelítés a kreatív eszmecserék előmozdítására a beszerzésben, új utak kijelölésére.
Dr. Johann Neidl: Az ismétlődő feladatok, valamint a nem kreatív feladatok, például alkatrészrendelések, amelyek rögzített szabályok szerint az "automatikusan megrendelhető" kategóriába tartoznak, vagy több ezer alkatrész strukturált elemzése – ezeket a jövőben egyre nagyobb mértékben intelligens rendszerek, illetve algoritmusok végezhetik és fogják végezni. Ez azt jelenti, hogy az egyes beszerzési csapatokban magasabb fokú automatizálást szeretnénk elérni. Így a munkatársak több időt tudnak más, értékteremtő feladatokra fordítani, mint például a szoros együttműködés és kapcsolattartás a beszállítókkal és partnerekkel. Úgy gondolom, hogy az ütemezési feladatok mintegy 30 százalékát bizonyos szabályok szerint automatizáltan végezhetik el a mesterséges intelligencia rendszerek. Nem célunk munkahelyeket megszüntetni, hanem áthelyezzük a feladatokat a mindennapi munka megkönnyítéséért. Egyensúlyt akarunk teremteni az AI (mesterséges intelligencia) és az értékteremtő feladatok között, mint a mögöttes ötletek, a kapcsolatok beszállítókkal és egymással, amire az AI egyszerűen nem képes.
terraHORSCH: Hogyan javította a vállalat új szervezeti felépítése a beszerzési osztály helyzetét?
Dr. Johann Neidl: A vállalaton belüli jó hálózat nagyon fontos. Szorosan együtt kell működnünk és a megfelelő emberekkel már a korai szakaszban egyeztetni kell, hogy ha legrosszabbra fordul a helyzet, garantáltan tudjunk időben reagálni a változásokra. A távolságok kisebbek, és agilisabban tudunk dolgozni, mivel a hierarchiák laposabbak, vagy egyáltalán nem léteznek. Az új hálózati struktúra és az új épületbe költözés mindenképpen hatással volt az együttműködésre. Egy dolog azonban lényeges: nemcsak a struktúra megváltoztatása fontos, hanem az is, hogy a dolgozókat képessé tegyük új környezetben dolgozni. Véleményem szerint messze ez a legfontosabb szempont!
terraHORSCH: Mi a helyzet a HORSCH globális beszerzési szervezetével?
Dr. Johann Neidl: Mottónk, hogy központilag annyi szabályozást adjunk, amennyi szükséges, de a lehető legkevesebbet. A helyi rugalmasságot és gyorsaságot figyelembe kell venni. Ennek ellenére természetesen továbbra is igyekszünk olyan beszállítókat alkalmazni, akik globális szinten tevékenykednek. Ha például egy olyan hidraulikai alkatrész-beszállítóval működünk együtt, aki globálisan működik, akkor természetesen azt javasoljuk a fióktelepeinknek, hogy a megfelelő alkatrészeket helyben vásárolják meg tőle. A módszerek és eszközök, például az SAP-rendszerek tekintetében globális orientációt szeretnénk megvalósítani, hogy mindenki azonos szabvány szerint dolgozzon, hogy megelőzzük az interfész- és információs ellentmondásokat. Ezen túlmenően világszerte igyekszünk az alkatrészszintű szabványosítást is erőltetni. Így a fióktelepek támogatni tudják egymást, ha egy beszállítónál szállítási nehézségek merülnek fel. A hangsúly különösen az összetettebb és költségigényesebb alkatrészeken van, mint például a hengerek, a hidraulika és az elektronika. Ebben nagy jelentőséget tulajdonítunk a maximális szabványosításnak. Ez természetesen javítja az ellátás biztonságát és az alkatrész-szolgáltatást.
terraHORSCH: Hogyan befolyásolja a jelenlegi szállítási és árhelyzet a HORSCH beszerzési osztályát?
Dr. Johann Neidl: A HORSCH is érzi a szélsőséges áremelkedéseket, az anyaghiányt és a késedelmeket a szállítási láncban. Az árak továbbra is magas szinten vannak, különösen az elektronikai ágazatban, és a beszállítás egyre kritikusabbá válik. Részben olyan alkatrészeket kell vásárolnunk brókerektől, amelyek a normál ár 10-30-szorosába kerülnek, hogy egyáltalán folytatni tudjuk a termelést.
Körülbelül két éve a termelés teljes gőzzel folyik. A Covid 19 helyzet és az ellátási szűk keresztmetszetek miatt pénzügyi és személyes erőfeszítéseket jelent a működés fenntartása. Amikor más vállalatoknál leálltak a gyártósorok, vagy az alkalmazottaknak rövidített munkaidőben kellett dolgozniuk, mi még mindig folytatni tudtuk. A beszerzési osztály is nagyban hozzájárult ahhoz, hogy az anyagellátás ne csak rövid távon, hanem közép és hosszú távon is biztosított legyen, a jó, összehangolt együttműködésnek köszönhetően, a cégen belül, és a beszállítókkal. Természetesen hasznos a rendkívül korrekt partneri viszonyunk a beszállítókkal.
terraHORSCH: Hogyan néz ki ez a tisztességes partnerség?
Dr. Johann Neidl: A tisztességes együttműködés nagyon fontos. Együtt kell megbirkóznunk ezzel a jelenleg nehéz időszakkal. Ezért tulajdonítunk nagy jelentőséget a hosszú távú partnerségeknek. Célunk, hogy beszállítóinkat korán és átfogóan bevonjuk, és a szükséges információkkal, például előrejelzési adatokkal lássuk el őket, hogy ennek megfelelően tervezhessenek, és alkalmazkodhassanak a struktúrákhoz és a folyamatokhoz.
A stratégiai orientáció – hogy hosszú távon milyen irányba fogunk fejlődni – része ennek a szoros eszmecserének. Fontos, hogy a beszállító nyíltan visszajelezze, mit vár tőlünk. A visszajelzés és a szemmel látható kritika segít nekünk újra és újra fejlődni.