Strategiczne planowanie – elastyczne wdrażanie
Dzięki nowej strukturze organizacyjnej i przeprowadzce do nowego biurowca dział zakupów w HORSCHU może pracować jeszcze sprawniej i w bardziej elastyczny sposób. Jest to szczególnie pomocne w czasie pandemii i związanych z nią wzrostów cen na rynku. Więcej na ten temat powie nam dr Johann Neidl, kierownik działu zakupów i cyfryzacji.
terraHORSCH: Jak wygląda praca w dziale zakupów po przeprowadzce?
Dr. Johann Neidl: Przeprowadzka przyniosła pozytywne skutki. Nowe warunki pracy pozwalają na to, by różne zespoły ds. zakupów – zakupów operacyjnych, zakupów projektowych itp. – jeszcze ściślej ze sobą współpracowały. Nasz styl pracy już wcześniej był bardzo sprawny i elastyczny teraz mogliśmy go dodatkowo wzmocnić dzięki koncepcji biura i zmianie stylu pracy. Jednym z ulepszeń jest to, że wszyscy pracownicy przebywają razem na jednym piętrze. Niewielkie odległości, optymalny czas przepływu informacji i dobra komunikacja sprzyjają szybkiej koordynacji i reakcji na zmiany zachodzące na rynku.
W razie potrzeby pracownicy z działu zakupów obsługujący zakupowo indywidualne projekty mogą również czasowo pracować w dziale konstrukcji i rozwoju. W ten sposób zapewniamy ścisłą koordynację obu działów w okresie, w którym podejmowane są ważne decyzje dotyczące nowego produktu. To skoncentrowane łączenie know-how gwarantuje, że wszystkie niezbędne informacje dotyczące produktu zostają zebrane we właściwym czasie.
Zmiana miejsca pracy wywarła pozytywny wpływ na wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami oraz na sprawność i elastyczność. Odległości są krótkie, zaś ważne informacje można szybciej przekazać, a przez to też szybciej znaleźć rozwiązania dla różnych problemów.
Przeprowadzka ze starego do nowego budynku miała również na celu umożliwienie szybszego i lepszego przepływu pomysłów i informacji pomiędzy współpracownikami. Do tego celu zostały odpowiednio zaprojektowane nowe pomieszczenia, stworzono strefę komunikacyjną, w której można się spotkać, by wymienić się poglądami. Taka też filozofia kryła się za koncepcją tego pomieszczenia: stworzyć przestrzeń, w której ludzie spotkają się, by generować nowe pomysły i koncepcje oraz znajdować rozwiązania. Ten sposób pracy sprawia, że ujawniają się nowe, kreatywne podejścia, które są niezbędne do ciągłego zwiększania efektywności i wydajności pracy.
terraHORSCH: To ciekawe podejście: szukać nowych rozwiązań w dziale zakupów.
Dr. Johann Neidl: Powtarzające się czynności manualne i nietwórcze, np. zamawianie komponentów, które są klasyfikowane jako automatycznie porządkowalne według zdefiniowanych reguł, czy ustrukturyzowane analizy tysięcy komponentów –w przyszłości coraz częściej powinno być przejmowane przez inteligentne systemy, a dokładniej algorytmy. Oznacza to, że chcemy osiągnąć większą automatyzację w poszczególnych zespołach zakupowych. Daje to pracownikom więcej czasu na inną, wartościową pracę, taką jak ścisła współpraca i wymiana informacji z dostawcami i partnerami. Myślę, że około 30% czynności dyspozycyjnych można zautomatyzować za pomocą systemów KI zgodnie z pewnymi zasadami. Naszym celem nie jest redukcja etatów, ale przesunięcie zadań, aby praca stała się łatwiejsza. Powinna istnieć równowaga między tym, co KI (sztuczna inteligencja) może zrobić a działaniami tworzącymi wartość dodaną, tj. nowymi ideami, które za nimi stoją, relacjami z dostawcami i relacjami międzyludzkimi a wszystkim tym, czego sztuczna inteligencja nie potrafi zrobić.
terraHORSCH: Co nowa struktura organizacyjna firmy poprawiła w dziale zakupów?
Dr. Johann Neidl: Bardzo ważna jest też dobra sieć kontaktów w firmie i praca na rzecz przedsiębiorstwa. Już na jej wczesnym etapie pracownicy muszą ściśle współpracować ze sobą, wymieniając się informacjami, aby w razie potrzeby móc odpowiednio wcześnie zareagować na zmiany, jeśli pojawi się taka potrzeba. Również w tym przypadku odległości są krótsze i można pracować bardziej sprawnie, ponieważ relacje hierarchiczne są bardziej płaskie lub nie liczą się wcale. Nowa struktura pracy zespołowej i przeprowadzka do nowego budynku zdecydowanie wpłynęły na jakość współpracy. Niezwykle istotna jest tutaj jeszcze jedna kwestia: ważna jest nie tylko zmiana struktury pracy, ale także pozwolenie pracownikom na pracę w nowym w nowy sposób. Dla mnie jest to o wiele ważniejszy aspekt tej sprawy!
terraHORSCH: Jak wygląda organizacja zakupów w skali światowej w przedsiębiorstwie HORSCH?
Dr. Johann Neidl: Naszą dewizą jest wyznaczać z centrali w Schwandorfie wszystko to co konieczne, ale możliwie jak najmniej. Szczególne znaczenie ma elastyczność i szybkość na szczeblu lokalnym. Niemniej jednak staramy się też korzystać z pomocy dostawców, którzy mają globalną pozycję na światowym rynku. Jeśli na przykład mamy dostawcę instalacji hydraulicznych, który działa na całym świecie, zalecamy, aby nasze firmy córki również kupowały u niego odpowiednie komponenty. Za pomocą metod i narzędzi, np. systemów SAP, chcemy wdrożyć orientację globalną, aby wszyscy pracowali według tych samych standardów, by dzięki temu uniknąć przerw w pracy i w przepływie informacji. Ponadto staramy się promować na całym świecie standaryzację już na poziomie komponentów. W ten sposób możemy się nawzajem wspierać, gdy dostawcy mają trudności z dostawą, zwłaszcza jeśli chodzi o bardziej kompleksowe i drogie komponenty, takie jak cylindry, węże hydrauliczne czy elektronika. Dbamy o osiągnięcie maksymalnej standaryzacji. Oczywiście ułatwia to bezpieczeństwo dostaw maszyn do naszych klientów, a także usprawnia pracę serwisu części zamiennych.
terraHORSCH: Jak aktualna sytuacja w zakresie dostaw i cen wpływa na zakupy w HORSCHU?
Dr. Johann Neidl: Również w firmie HORSCH odczuliśmy ekstremalne podwyżki cen uwarunkowane przez wąskie gardła materiałowe i opóźnienia w łańcuchach dostaw. Ceny wciąż utrzymują się na wysokim poziomie, zwłaszcza w branży elektronicznej, gdzie podaż staje się coraz bardziej krytyczna. Abyśmy w ogóle mogli kontynuować produkcję, jesteśmy zmuszeni kupować niektóre komponenty za pośrednictwem pośredników, co zwiększa ich cenę o od 10 do 30 razy w porównaniu do standardowych cen. Również przez ostatnie dwa lata produkcja działała na pełnych obrotach. Ze względu na COVID-19 i wąskie gardła w dostawach, utrzymanie produkcji wymagało zarówno wysiłku finansowego, jak i osobistego. Podczas gdy inne firmy wstrzymały linie produkcyjne lub ich pracownicy pracowali w niepełnym wymiarze godzin, u nas produkcja cały czas szła pełną parą. Także w tym przypadku dział zakupów wniósł duży wkład w funkcjonowanie firmy dzięki dobrej, skoordynowanej współpracy wewnętrznej, a także współpracy z dostawcami, co zapewniło dostawy materiałów nie tylko w krótkim, lecz również w średnim i długim okresie. Pomocna w tym przypadku okazała się partnerska relacja z dostawcami.
terraHORSCH: Na czym polega ta partnerska współpraca?
Dr. Johann Neidl: Uczciwa współpraca ma tu szczególne znaczenie. Musimy razem przejść przez ten trudny czas. Dlatego szczególnie ważne jest dla nas długoterminowe partnerstwo. Naszym celem jest również informowanie naszych dostawców kompleksowo i odpowiednio wcześnie oraz dostarczenie im niezbędnych informacji takich jak prognozy produkcyjne, aby mogli odpowiednio wcześnie zaplanować i wprowadzić niezbędne korekty w swoich strukturach i procesach. Ta ścisła wymiana obejmuje także orientację strategiczną, czyli to, w jakim kierunku będziemy się rozwijać w długoterminowej perspektywie. Ważna jest również otwarta komunikacja zwrotna odnośnie tego, czego oczekuje od nas dostawca. Tylko szczera informacja zwrotna oraz zdrowa krytyka z pozycji równouprawnionych partnerów pozwala na ciągłą poprawę współpracy.