Stále v pohybu
Tým Management náhradních dílů
Každý stroj je pouze tak dobrý jako jeho servis. To platí i pro stroje na obdělávání půdy, secí techniku a postřikovače na ochranu rostlin společnosti HORSCH. A dobrý servis funguje pouze tehdy, když je zajištěna dostupnost náhradních dílů. O poslední se stará u společnosti HORSCH v rámci oblasti Servis a díly, tým managementu náhradních dílů.
Vedoucím týmu je zde Fabian Roth, se kterým jsme se na Sitzenhofu setkali. Pracuje pro HORSCH od srpna minulého roku. Předtím pracoval pro jednu banku v oblasti Trade Finance.
terraHORSCH: Pane Roth, jak se Vám daří na Vaší nové pozici?
Fabian Roth: Začátek u společnosti HORSCH pro mě nebyl obtížný. Byl jsem začleněn velmi rychle. Již během mého prvního pracovního dne 1. srpna, v podstatě uprostřed sezóny, se ukázalo, co vše tato práce obnáší. Je různorodá a zajímavá, což se mi v posledních deseti měsících také potvrdilo.
terraHORSCH: Jaké jsou úkoly týmu?
Fabian Roth: Naše úkoly sahají od telefonického poradenství, péče o prodejce a zákazníky, příjmu zakázek, vyřizování zakázek, vyřizování exportu, vystavování faktur, organizace přepravy, sledování chybných dílů, řízení reklamací, plánování náhradních dílů a cenových kalkulací až po školení. Naše každodenní činnost se z velké části skládá ze zpracovávání objednávek. V této oblasti nyní pracujeme s mnoha manuálními procesy. Celkově je naším cílem dále vyvíjet systém plánování náhradních dílů a přizpůsobit se tak novým požadavkům. Ve firmě HORSCH patříme do oblasti Servis a díly a sídlíme zde v Sitzenhofu. Náš tým se skládá z deseti kolegů/kolegyň. Součástí týmu jsou mladí pracovníci, které jsme částečně sami vyškolili a převzali, a rovněž velmi zkušení, dlouholetí pracovníci. Dohromady tak tvoříme velmi dobře vyváženou kombinaci.
terraHORSCH: To je velmi široké spektrum! Existuje zde určité rozdělení úkolů?
Fabian Roth: V říjnu minulého roku jsme zavedli novou strukturu a tím upravili jednotlivé úkoly. V zásadě razíme všestranný přístup, to znamená, že každodenní činnost přebírá každý. Každý tým má přidělené země, až na Německo – zde není žádné speciální přiřazení. Důvodem pro chybějící přiřazení pro německý trh je jeho velikost a velký počet telefonických dotazů. Objednávky ze zahraničí přicházejí většinou ve sdružené formě. Tak lze clo nebo přepravu pro obě strany snadněji koordinovat. Kromě těchto činností jsou pro určitá témata, jako např. clo nebo plánování náhradních dílů, přiřazeni specialisté. To nám umožní jednat flexibilně i v budoucnu.
terraHORSCH: V jakém ročním období jste většinou vytížen?
Fabian Roth: Protože s naším portfoliem výrobků pokrýváme zpracování půdy, secí techniku a ochranu rostlin, máme sezónu celý rok. Nicméně máme i špičky, např. v rámci zimních objednávek od listopadu do března a v sezóně v období srpen–říjen. To se však netýká jen nás, nýbrž i všech ostatních oddělení od nákupu až po expedici.
Při letošních zimních objednávkách došlo ke zpožděním při expedici zboží. Za to se chceme na tomto místě ještě jednou omluvit. Avšak ukázalo se, že plánované kroky firmy HORSCH, jimiž jsou výstavba a rozšíření výrobního závodu a s tím spojené rozšíření logistiky, jsou správné a potřebné. Nadále plánujeme zlepšovat se při vytížení, ať už půjde o změny v zimních objednávkách nebo přes zvláštní akce. Nyní však nechceme prozrazovat příliš.
terraHORSCH: Jaké jsou Vaše největší výzvy v managementu náhradních dílů?
Fabian Roth: Zcela jasně dostupnost dílů a rychlá logistika. Mít vždy na skladě správný díl při neustále se zvětšujícím portfoliu produktů je to výzva. Kromě našeho hlavního skladu zde v Sitzenhofu máme příslušné sklady ve Francii, Anglii, na Ukrajině, v Rusku, Číně, USA a Brazílii. Přesto máme snahu stále zlepšovat dostupnost, levnou a rychlou dopravu.
terraHORSCH. Zmínil jste ruční procesy: Je jich ještě mnoho nebo již něco běží digitálně?
Fabian Roth: V této oblasti jsme v posledních měsících společně s našimi procesními manažery a IT oddělením nastavili určité změny. Jak je pro HORSCHE typické, jdeme cestou mnoha malých kroků. Myslím, že jednoho z milníků již naši kolegové v servisu na konci minulého roku se servisním portálem pro prodejce a ve věcech digitalizace dosáhli. V managementu náhradních dílů se musíme vypořádat se stále rostoucím počtem objednávek. Ty k nám částečně přicházejí ještě ve formě faxů. To lze samozřejmě přičíst našim systémům. Jedná se o zastaralou a neefektivní technologii, která skrývá mnoho zdrojů chyb při přenosu do našeho systému. Potřebujeme pro budoucnost nová řešení. Naše představa je přímé spojení mezi naším systémem a systémem našich prodejců. Na základě jednání s prodejci bychom chtěli snadnou obsluhu z „jednoho systému“. Zároveň přijímáme data, která se přenášejí přímo do našich systémů. Tím odpadá časově náročná ruční manipulace a fax již není potřebný.